YONTEC BESPAART TIJD EN GELD OP FACTURATIEVERWERKING

Handmatig urenregistraties inboeken in het ene systeem om vervolgens één voor één facturen opmaken op basis van die registraties. Dat kost veel tijd en een foutje is daarin zo gemaakt. Zonde, dus! Dankzij de U-Turn ligt er nu een geavanceerde koppeling tussen AFAS Profit en het urenregistratiesysteem, Syntegro. Daardoor bespaart Yontec ontzettend veel tijd én geld op salarisverwerking. We spraken met Kristof Bamps, Finance Manager bij Yontec.

 Meegaan met digitalisering als organisatie: het hoort er simpelweg bij. Yontec nam in 2020 het besluit om uren digitaal te laten registreren. Die digitale tijdsregistratie lieten ze verlopen via Syntegro. Daarbij kwam direct de volgende vraag: hoe zorg je ervoor dat dit systeem gekoppeld wordt aan AFAS, zodat de facturatie automatisch verwerkt kan worden? Kristof: “Het was tot op dat punt namelijk zo dat we 130 tijdsregistraties per week ontvingen die één voor één verwerkt moesten worden in een factuur. Dat kostte ons ongeveer twee tot tweeënhalve dag per week.”

Klantevent 2019

Dat toeval niet bestaat, is voor ons glashelder. In 2019 organiseerden we, samen met onze partner KWEEKERS, een klantevent. En juist op dat event was Kristof aanwezig. “Ik kwam destijds via via bij KWEEKERS en MOOQE terecht en besloot naar het klantevent toe te gaan om hun verhaal aan te horen. Mijn eerste indruk was direct: deze organisatie heeft expertise over AFAS. Ik heb ze toen altijd in het achterhoofd gehouden. En dus waren zij in dit geval ook de eerste partij aan wie ik dacht toen we dit koppel vraagstuk hadden.”

De kracht van samenwerken

Zo gezegd, zo gedaan. Kristof regelde een gesprek met Rob de Jong, eigenaar van MOOQE. “Ik merkte daar direct dat er echt met ons meegedacht werd”, zegt Kristof. “Er wordt gericht gezocht naar een oplossing. Uiteindelijk is KWEEKERS bij ons langsgekomen om een aantal dingen in AFAS op de juiste manier in te richten. Zij hebben onder andere de rapporten van onze facturatie en nacalculatie nagelopen, heringericht en de puntjes op de i gezet. Daardoor stond de basis goed en kon MOOQE vervolgens voor ons aan de slag met het opzetten van de koppelingen.”

In een intakegesprek doen we er alles aan om de scope zo duidelijk mogelijk te maken en mee te denken in oplossingen. En dat wordt gewaardeerd door onze klanten. “Onze technici werken in verschillende shifts”, zegt Kristof. “Er wordt een andere code gebruikt in het tijdsregistratie systeem dan in AFAS. Daar werd vanuit MOOQE ook direct in meegedacht en een oplossing voor geboden. Alex Post heeft vervolgens verschillende U-Turns voor ons ingericht, en daarbij nauw samengewerkt met de IT afdeling van Syntegro.”

Maar liefst vier koppelingen

Voordat de U-Turn ingericht werd voor Yontec bestond een facturatiecyclus uit vier manuele handelingen. In AFAS werden het project en bijbehorende technicus ingevoerd. Deze werden daarna ook nog ingegeven in het urenregistratiesysteem. Daarna kon de technicus zijn uren ingeven. Daaruit rolde vervolgens een Excel-bestand. Dat bestand was de basis voor het opstellen van facturen. “In die hele keten heb je dus vier keer de kans om een fout te maken”, zegt Kristof. “MOOQE heeft voor ons een koppeling tussen drie factoren gemaakt: de technicus, klant en het project. De U-Turn controleert, volledig geautomatiseerd, of er nieuwe technici, klanten of projecten zijn. Die update wordt vervolgens ingeladen in het tijdsregistratiesysteem. Eenmaal per week stuurt de U-Turn, op donderdagen om 12.30 uur, alle uren door naar AFAS. Die uren zijn dus al gekoppeld aan de klant, het project en de technici. Daardoor worden alle uren en de prijs direct goed gekoppeld. Die lijnen zitten dan automatisch in de nacalculatie in AFAS. Daardoor zijn we ineens nog maar een aantal uur bezig met de facturatie in plaats van twee dagen.”

Veel voordelen en een fijne partner

De koppelingen voor Yontec zijn halverwege augustus live gegaan. Kristof: “Ik vind het een heel succes. Ik krijg een rapport over welke regels wel en welke regels niet zijn ingelezen. Dan kan ik direct zien waar dingen eventueel fout zijn gegaan. Vaak hebben die fouten dan betrekking op kleine, menselijke fouten. Denk bijvoorbeeld aan een komma die op een verkeerde plek staat. Dat kan de besten overkomen natuurlijk. Het systeem maakt zelf geen fouten. We winnen hier dus veel mee: we hebben minder handmatig werk, minder kans op fouten en besparen veel tijd. Ook heb ik de samenwerking met MOOQE als prettig ervaren. We hebben veel online gewerkt, maar iedere keer als ik contact had met MOOQE was het leuk. Het zijn leuke en vlotte mensen die proberen mee te denken en met oplossingen te komen die daadwerkelijk hout snijden.’

ervaar de u-turn zelf!