Work>Flows: onze U-Turn partner

Jack Aerts is trotse eigenaar van Work>Flows. Samen met zijn collega’s zet hij zich dagelijks in om met name onderwijsorganisaties te ondersteunen in hun bedrijfsvoering. Dankzij het doorvoeren van verbeteringen komt er uiteindelijk meer geld vrij voor beter onderwijs. Een onwijs belangrijke rol, dus. Binnen die optimalisering maakt Work>Flows onder andere gebruik van de U-Turn. Wij spraken met Jack over de samenwerking tussen MOOQE en Work>Flows.

Maak kennis met Jack en Work>Flows

Analytisch sterk en creatief: dat is hoe je Jack Aerts zou kunnen omschrijven. Jack’s kracht ligt bij het bedenken van creatieve oplossingen om bestaande dingen een nieuw leven in te blazen. Zijn analytische kant zorgt ervoor dat hij snel kan schakelen en flexibel kan bewegen. Deze eigenschappen passen overigens niet alleen bij Jack, maar zijn in het volledige karakter van Work>Flows merkbaar. 

Work>Flows is in zowel Nederland als in het Caribische gebied actief met het onderwijs als focus. Ze zetten zich iedere dag in om een betere bedrijfsvoering binnen het onderwijs mogelijk te maken. Door optimalisatie van processen op scholen zorgen zij ervoor dat er meer geld en mogelijkheden vrij komen voor verbetering van het onderwijs zelf. Als je de financiële vertaling van deze optimalisaties door zou rekenen naar alle onderwijsorganisaties binnen Nederland, betekent dit dat ieder kind iedere twee jaar bijvoorbeeld een nieuwe iPad zou kunnen krijgen. Een tastbaar iets, wat aangeeft dat er veel te winnen valt binnen het optimaliseren van deze bedrijfsprocessen.

Een concreet voorbeeld: schoolgebonden declaraties

Om die bedrijfsprocessen zo ver mogelijk te optimaliseren maakt Work>Flows graag gebruik van de U-Turn. Een concreet voorbeeld is de inzet van de U-Turn in het verbeteringsproces van schoolgebonden declaraties. Jack: “Binnen scholen heb je met veel declaraties te maken. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van boeken voor een bepaalde sectie of hulpmiddelen voor diverse lessen. Eerst konden werknemers deze declaraties indienen en werden deze kosten terugbetaald via het salaris. Ze werden in de boekhouding ook weggeschreven vanuit die gedachten. Dat is boekhoudkundig natuurlijk niet juist. Om dit proces te verbeteren, heeft Work>Flows de U-Turn ingezet. Die U-Turn zorgt ervoor dat de declaraties omgezet worden naar facturen. Dat zorgt ervoor dat deze op de juiste plek terechtkomen waardoor ze boekhoudkundig goed verwerkt kunnen worden. Het mes snijdt daarin aan twee kanten. Het personeel kan declaraties op dezelfde manier blijven doen. Tegelijkertijd is het voor het bedrijfsproces een verbetering: de juiste uitgave staat meteen op de juiste plek en wordt door de juiste mensen beoordeeld. Dat scheelt tijd en geld, wat dus uiteindelijk het onderwijs ten goede komt. Daarnaast heeft de medewerker sneller zijn geld.”

De meerwaarde van de U-Turn

Voordat Work>Flows in aanraking kwam met de U-Turn maakten zij gebruik van een ander product om de bedrijfsprocessen te verbeteren. In de U-Turn vonden zij de eigenschappen die zij eerder misten: het eenvoudig koppelen van overkoepelende systemen. Dit is binnen de onderwijsbranche zeer belangrijk, omdat er steeds vaker meerdere organisaties samenwerken. Daarbij is het van belang dat informatie gemakkelijk van plek a naar plek b overgezet kan worden.

De inzet van de U-Turn heeft veel voordelen opgeleverd. Jack: “Door de inzet van de U-Turn wordt je data schoner en kwalitatief beter. Door simpele, handmatige processen te vervangen door een U-Turn kun je de kans op fouten aanzienlijk verkleinen. Dat zorgt ervoor dat je achteraf niet alsnog veel tijd kwijt bent aan het controleren en verbeteren van menselijke fouten. Daarnaast zorgt de U-Turn dat mensen meer plezier in hun werk ervaren. Ze hoeven minder tijd te besteden aan handmatig werk en kunnen zich meer focussen op het werk waar ze gelukkig van worden.”

“Vol energie genieten we samen van de behaalde successen”

Dat Work>Flows zo succesvol gebruik kan maken van de U-Turn komt mede door de intensieve samenwerking tussen Work>Flows en MOOQE. Zo vertelt Jack het volgende over de samenwerking: “Een partnerschap houdt voor mij in dat ieder zijn eigen krachten inzet om elkaar te versterken. Dat is wat wij in de samenwerking tussen Work>Flows en MOOQE doen. Beide bedrijven zitten vol energie, houden van aanpakken en willen er alles uit halen wat erin zit. Samen maken we het verschil.”

Samen optrekken: dat staat centraal in deze samenwerking. Dankzij de technische kennis van MOOQE kan Work>Flows dagelijks onderwijsprocessen verbeteren. Anderzijds draagt Work>Flows bij aan de (door)ontwikkeling van de U-Turn door praktische kennis en ervaringen te delen. Daar worden we beide beter van. Jack: “Woorden die onze samenwerking goed omschrijven zijn ondernemend, met open vizier en investeren. Daarnaast genieten we samen van de successen die we behalen. We doen het samen en versterken elkaar.”

ervaar de u-turn zelf!