MOOQE Software

Matrans vermindert werkdruk voor salarisadministratie

Wanneer je een overname doet van een aantal winkels waarbij er gewerkt wordt in de tegenwoordige tijd van AFAS, is het van belang om deze automatisering ook door te voeren in de rest van het bedrijf. Dankzij de fusie van meerdere AFAS omgevingen door MOOQE is het voor Matrans nu onder andere mogelijk om salarisadministratie volledig via AFAS te laten verlopen. Door deze digitalisering en automatisering konden er talloze handmatige acties uitgespaard worden.

Toen Matrans een overname deed van een drietal kampeerwinkels ontdekten zij de mogelijkheden van AFAS Profit in de tegenwoordige tijd. Romano van Mazijk, hoofd salarisadministratie bij Matrans: “Dit was voor ons echt de aanleiding om onze digitalisering naar een hoger niveau te tillen. Wij zochten hiervoor direct contact met AFAS, waarbij we uiteindelijk in contact raakten met een gecertificeerde AFAS partner: KWEEKERS. Zij konden ons begeleiden met het implementatieproces, en brachten ons in contact met MOOQE om alle informatie over te hevelen. Onze salarisadministratie ging namelijk al volledig via AFAS, maar vanuit twee verschillende AFAS omgevingen: één verouderde en één nieuwe omgeving. Vanuit deze omgevingen moest alle informatie overgeheveld worden naar één omgeving. Voor ons was het destijds de keuze tussen verbouwen of vernieuwen van de huidige omgevingen. Wij zijn voor vernieuwen gegaan, zodat we vanaf de start alles direct goed op konden bouwen.”

LOONSTROKEN.PER.POST.VERZENDEN

Romano: “Als ik even als voorbeeld onze salarisadministratie mag nemen. In onze oude werkwijze maakten wij gebruik van AFAS, maar printten wij de loonstroken vanuit het portaal uit. Vervolgens moesten wij ervoor zorgen dat alle loonstroken in de juiste envelop belanden, en dat de juiste stickers op de juiste envelop geplakt werden. Vervolgens werden deze loonstroken naar de medewerkers verzonden.”

ALLES.NAAR.ÉÉN.OMGEVING

Dankzij de samenwerking tussen MOOQE en KWEEKERS werkt Matrans nu vanuit één gedigitaliseerde omgeving. Het voordeel van werken vanuit één omgeving is dat je alles overzichtelijk en centraal houdt en dat je de hoeveelheid handmatige handelingen terug kunt dringen. Romano: “Voor het overgaan naar de nieuwe AFAS omgeving was MOOQE onze partner. Zij hebben ervoor gezorgd dat alle informatie vanuit de oude omgeving naar de nieuwe omgeving werden doorgezet. Voor deze overheveling werd aan ons gevraagd om vertaaltabellen aan te leveren. Wanneer wij bijvoorbeeld in ons oude systeem een loonstrook klaar hadden staan, moesten we dit vertalen naar de nieuwe omgeving. Dit ging met name om verschillende gegevens van onze medewerkers, waaronder onder andere persoonsgegevens, instantie gegevens, salaris en contractgegevens. Vanuit deze vertaaltabellen heeft MOOQE de data volledig in onze nieuwe omgeving gezet. Dit, in combinatie met de inrichting door KWEEKERS, zorgt ervoor dat we diverse handmatige acties gedigitaliseerd hebben. Zo kan een medewerker nu door een leidinggevende in dienst worden gemeld, kan een medewerker makkelijk een salariswijziging krijgen en hebben we verlof voor een aantal bedrijven versoepeld door dit via InSite te laten lopen. ” Na het inrichten van de nieuwe AFAS omgeving kunnen medewerkers gemakkelijk via de app op hun telefoon inloggen en op die manier hun loonstroken inzien. Romano: “Dit is natuurlijk een behoorlijke verandering, zeker voor mensen die gewend zijn hun loonstrook per post te ontvangen. Over het algemeen werd er positief op deze verandering gereageerd op het feit dat we over zijn gegaan naar digitaal.”

DE.SAMENWERKING

Dankzij het nieuwe portaal zijn de manuele handelingen en de werkdruk voor de salarisadministratie duidelijk verminderd. Romano: “We hebben een hele grote stap gezet, van prehistorie naar digitaal. Dit hebben we direct voor 16 verschillende bedrijven gedaan, waardoor de digitale werkwijze nu voor iedereen geldt. Het is voor ons nu bijvoorbeeld veel gemakkelijker om medewerkers in dienst te melden en gegevens van medewerkers te wijzigen.” De samenwerking verliep soepel en vlot. “Wanneer je een overleg hebt met MOOQE en KWEEKERS is dit nooit een zakelijke, formele bijeenkomst. Ik heb dit als prettig ervaren. Het is net alsof je een vriendengroep op bezoek hebt, met veel kennis over hun vak. Daardoor werd de werksfeer heel open en fijn. Mede daardoor zijn dingen soepeler verlopen in onze samenwerking.”

ervaar de u-turn zelf!