MOOQE Software

KWEEKERS maakt gebruik van ruim 100 u-turns om te automatiseren

Door gebruik te maken van AFAS Profit zorg je ervoor dat je je (administratieve) processen waarborgt binnen één omgeving. KWEEKERS werkt met AFAS Profit, maar wilde extra dingen doen die net niet standaard aangeboden worden, om zo nog meer te automatiseren. Inmiddels lopen er ruim 100 U-Turns binnen KWEEKERS. Dankzij deze koppelsoftware wordt KWEEKERS ondersteund in het volledig op basis van workflows te werken, waardoor zij alle interne en externe processen waarborgen in AFAS.

Dat KWEEKERS en MOOQE veelvuldig samenwerken is geen geheim. Tanno Goedknegt vertelt over een aantal processen binnen KWEEKERS, die met behulp van de U-Turn volledig geautomatiseerd verlopen. Tanno: “Ieder bedrijf is uniek, maar dat geldt veelal niet voor administratieve processen”. En toch is de werkelijkheid weerbarstiger en zijn er altijd weer unieke of specifieke afwijkingen te bedenken. Er is ontzettend veel mogelijk binnen AFAS Profit, maar in veel gevallen blijft er helaas handmatig werk over. Door implementatie van de U-Turn kan dit worden opgelost. Daarom hebben wij de U-Turn op verschillende processen geïmplementeerd.”

KLANTVRAGEN.STELLEN.

Zo wordt de U-Turn onder andere ingezet voor supportprocessen bij klanten van KWEEKERS. Tanno: “Onze klanten nemen verschillende SLA’s bij ons af. Door middel van deze SLA’s kunnen zij vragen stellen aan support. Afhankelijk van de hoogte van het serviceniveau wordt de prijs van dit abonnement berekend. Binnen deze abonnementen heb je dus te maken met abonnementsregels die maandelijks worden gefactureerd aan de klant. Bovenop dit abonnement wordt, als meer tijd nodig is voor het behandelen van een vraag dan in de SLA is afgesproken, extra per klantvraag gefactureerd. Voordat we gebruik maakten van de U-Turn, verliep het proces als volgt: er kwam een klantvraag binnen, de interne medewerker behandelt de klantvraag en verricht daarbij handelingen, zoals het beschrijven van de oplossing. Daarnaast moest deze ook nog eens op een andere plaats in AFAS Profit een nacalculatiregel (factuurregel) aanmaken. Daarbij moest de medewerker nadenken of er iets in rekening moest worden gebracht of niet. Als een vraag binnen de SLA tijd wordt afgehandeld, was dit dus niet nodig. Eerst voerde je een administratie op twee plekken: op de klantvraag en op de nacalculatieregel. Door inzet van de U-Turn kan een support medewerker op de klantvraag ook de tijd registreren. De U-Turn kijkt dan automatisch naar de SLA van de klant en berekent direct de nacalculatie, waarna de facturen volledig geautomatiseerd opgemaakt worden. “Op die manier voorkomen we dat er dingen vergeten worden en voorkomen we dat er fouten gemaakt worden.”

ONBOARDING.VAN.NIEUWE.KLANTEN

Wanneer je een samenwerking aangaat met een nieuwe klant, kan dit behoorlijk wat administratie met zich meebrengen. Tanno: “Wanneer een klant een contract (SLA) afsluit, en er intern een abonnementsregel wordt aangemaakt, gaat de U-Turn aan de slag. Die pikt de nieuwe abonnementsregel op en zorgt ervoor dat er automatisch een klantvraag project wordt aangemaakt. Zo zijn medewerkers in staat om tijd te schrijven, en kunnen klanten hun klantvraag insturen. In het verleden registreerden we dit allemaal handmatig en maakten we per klant een klantvraag project aan.”

PROJECTMANAGEMENT

Ook voor projectmanagement binnen KWEEKERS wordt veelvuldig gebruik gemaakt van verschillende U-Turns. Tanno: “Wanneer we starten met een project, bepaalt de projectleider de scope van de klant. Deze wordt vastgelegd in zogenaamde producten. Binnen deze producten kun je verschillende taken vastleggen, waaronder bijvoorbeeld verlof inregelen. Je kunt je voorstellen dat bij verlof inregelen bij zowel Klant A als B dezelfde producten en realisatietaken komen kijken. Daarvoor hebben we zogenaamde template producten en template realisatietaken aangemaakt. Op basis van deze templates kunnen alle ‘standaard’ taken ingeregeld worden. De U-Turn zorgt ervoor dat alle realisatietaken die nodig zijn om een bepaald product te realiseren vanuit de template geladen worden op het project. Dat is handig, want zo hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden.” Daarnaast is het belangrijk om grip te houden op je project. Je wilt de voortgang in kunnen zien. Tanno: “Wanneer alle realisatietaken zijn afgehandeld, is het product opgeleverd en zit je vanzelfsprekend op 100%. Je wilt natuurlijk ook tussendoor een goed voortgangspercentage weer kunnen geven. Op basis van de verwachte tijdsbesteding per taak, wat wordt vastgelegd door de Senior Consultant, wordt de voortgang berekend. De U-Turn berekent dit automatisch, waarbij wordt gekeken naar product- en projectniveau. Zo kan er op allerlei niveaus inzicht gegeven worden in de voortgang van projecten.” En wanneer een project volledig afgerond is, en dus de projectkaart gesloten wordt, gaat de U-Turn weer aan de slag. “De U-Turn zorgt ervoor dat de projectkaart automatisch, digitaal, ter akkoord wordt aangeboden bij de klant”, zegt Tanno. “De projectkaart wordt dus automatisch omgezet tot PDF, en deze PDF wordt toegevoegd als bijlage aan de workflow taak.”

WORKFLOW.GESTUURD.WERKEN

Taakgestuurd werken: daar weet KWEEKERS wel raad mee. Binnen de organisatie lopen ontzettend veel workflows. Tanno: “Op het moment dat er een taak bij jou staat, maar je hier niets mee doet, kan het zo zijn dat je geautomatiseerd een workflow kan doorzetten naar een taak. De U-Turn kan dan geautomatiseerd de workflow een reminder laten sturen. Daarnaast kan de U-Turn workflows geconditioneerd doorzetten. Op basis van allerlei condities kan de workflow doorgezet worden naar de volgende of vorige taak. Dat is ontzettend krachtig: je kunt zo dus ook dossieritems opschonen.”

VOORDELEN.VAN.DE.U-TURN

KWEEKERS maakt dus inmiddels veelvuldig gebruik van de U-Turn, op verschillende manieren en binnen allerlei verschillende processen. En daar ervaren ze veel voordelen van. Tanno: “Het voordeel is dat je ‘blinde vlekken’ opvangt, waardoor je nog maar één administratie bij hoeft te houden, in AFAS Profit. Hierdoor is de foutkans aanzienlijk kleiner en hoeven er minder handmatige handelingen uitgevoerd te worden. Ook valt het routinematig werken nu weg: dat wordt allemaal geautomatiseerd gedaan.”

ervaar de u-turn zelf!